Cobranças
Faturas, pagamentos, correções e caixa.
Guias de Cobranças
- Achar uma faturaComo achar uma fatura em Cobranças pelo tutor, CPF, animal, microchip ou pelo CV do comprovante, filtrar por status, forma de pagamento, quem recebeu e data, e ver as faturas de um animal na ficha dele. No computador e no celular.
- Tirar uma cobrança lançada por enganoComo anular uma cobrança que ainda não está em fatura: lançada em dobro, na quantidade errada ou de um procedimento que não aconteceu. Ela sai da comanda, mas fica registrada com o seu nome e o motivo.
- Cancelar ou anular um orçamentoUm orçamento não se exclui: se o tutor ainda não aceitou, ele se cancela; se já foi assinado, aprovado ou cobrado, ele se anula, e um novo pode ir no lugar. Se a cobrança dele já está numa fatura, desfaça a fatura antes.
- Caixas da clínica e o caixa esquecido abertoComo acompanhar o caixa de cada pessoa em Cobranças → Caixas da clínica: filtros, o resumo, a conferência por forma, os recebimentos de cada caixa, e como o supervisor financeiro fecha um caixa que ficou aberto.
- Cobrar o que está em aberto de um tutorComo achar no perfil do tutor as cobranças que ainda não estão em fatura, gerar a fatura e levá-la ao caixa, quando usar Adicionar item em vez de Gerar fatura, e como cobrar todos os animais de uma vez a partir da ficha de um deles.
- Como a cobrança funciona no Pawto Vet: do orçamento à fatura pagaO caminho inteiro de uma cobrança no Pawto Vet: onde cada coisa é lançada, como vira fatura, como o tutor paga no caixa e o que fazer quando algo sai errado, com o guia de cada passo.
- Como funciona o caixa no PawtoCada pessoa abre e fecha o próprio caixa, e o pagamento entra no caixa de quem registra. Veja como é o dia no caixa e onde a gestão acompanha o de todos.
- Conciliar os recebimentos com a maquininha e o extratoComo conferir, em Financeiro → Recebimentos, cada pagamento com o relatório da maquininha e com o extrato do banco: os dias e os blocos por maquininha e bandeira, a data da venda e a do banco, os filtros, marcar como conferido, os avisos e o que o relatório precisa para bater.
- Convênio e coparticipação: quanto o tutor pagaNum item de convênio, o tutor paga a coparticipação e o resto do valor de tabela fica a receber da operadora. Onde a coparticipação é digitada, o que acontece se ela ficar em branco, e o que conferir ao gerar a fatura.
- Correção de pagamentoUm pagamento foi registrado com a forma errada? A recepção pede a correção e o supervisor financeiro aprova ou nega. O pagamento original nunca é apagado.
- Corrigir um item de um orçamento já enviadoO que fazer quando um orçamento saiu com a quantidade ou o item errado: no rascunho se edita; no orçamento enviado, cancela-se e envia-se um novo com os itens copiados; no aprovado ou assinado, anula-se.
- Crédito do tutor: quando ele paga a mais e como devolverO que acontece quando o tutor paga mais do que a fatura pede, deixa um valor antes de existir o item ou tem um item devolvido, como o crédito entra na próxima fatura e como devolver o dinheiro a ele em dinheiro ou PIX.
- Dar desconto numa fatura já emitidaComo a recepção pede um desconto na hora de receber, como o supervisor financeiro aprova ou nega, e o que muda na fatura: o valor emitido fica, e o desconto entra ao lado, com o motivo e o nome de quem autorizou. Para LER os descontos no relatório de Vendas, o guia é "Desconto e acréscimo nas vendas".
- Cancelar uma fatura, devolver um item e desfazer um repasseOs jeitos de desfazer uma cobrança que já andou: cancelar uma fatura ainda não paga, devolver um item de uma fatura paga (vira crédito do tutor), substituir uma fatura em que faltou ou sobrou item e desfazer um repasse de convênio ainda não recebido. É o que destrava a anulação de um orçamento.
- Receber uma fatura no caixa e emitir a notaComo registrar o pagamento de uma fatura no seu caixa, dividir entre formas de pagamento, receber só uma parte, registrar um pagamento que o tutor fez em outro dia e, depois de pago, emitir a nota fiscal.
- Diferença no fechamento do caixaComo ler o esperado, o conferido e a diferença de cada forma de pagamento, onde procurar a diferença, o que quer dizer "adquirente não informada", e por que fechamentos antigos mostram outra conta.
- Duas faturas do mesmo tutor, e um pagamento sóO tutor pagou tudo de uma vez, mas a clínica gerou duas faturas. Fatura não se junta: ou você registra o pagamento em cada uma, com o mesmo comprovante, ou cancela as duas e gera uma só.
- Fazer um orçamentoComo montar um orçamento, como o tutor aprova pelo app Pawto ou assina no papel, e o que acontece depois.
- Fechar o caixa: conferir cada forma de pagamentoNo fim do turno, cada forma de pagamento é conferida com a própria fonte: o dinheiro contado na gaveta, o cartão no relatório da maquininha, o PIX no extrato. A diferença aparece enquanto você digita.
- O que quer dizer "ainda não é válido", "Recusado" ou "Vencido" no orçamentoO que quer dizer "Este orçamento ainda não é válido", como o tutor recusa pelo app e o que a clínica faz depois (reenviar ou fazer outro), e o aviso ao cobrar um orçamento vencido.
- Registrar um pagamento com cartãoO que preencher quando o tutor paga com cartão: adquirente, bandeira, parcelas no crédito, o CV do comprovante da maquininha e o próprio comprovante. No computador e no celular.
- Corrigir, estornar, devolver, cancelar ou anular: qual usarPara cada tipo de erro em Cobranças, o caminho certo: pagamento registrado errado, serviço devolvido pelo tutor, fatura que não devia existir, cobrança lançada por engano, orçamento ou documento emitido errado.
- "Você não tem caixa aberto" e outros avisos do caixaPor que o pagamento entra no caixa de quem registra, como abrir o seu com o troco da gaveta, por que registrar na fatura abre o caixa sozinho, o que fazer com um caixa aberto desde outro dia, e quando recarregar a página antes de tentar de novo.